スパイラルデモ 問い合わせ管理の使い方

皆さまは製品やサービスに関するお問い合わせを、日々どのように受け付けていますか?

電話やメール、FAXなどいろいろ手段はあるものの、なんといっても便利なのは24時間365日受け付けられるWebフォームですよね。

スパイラルでは問い合わせフォーム+管理者宛メールでお知らせする、といったシンプルな運用から、誰がいつどんな対応をしたのか、社内で一括して確認できるようなステータス管理システムまで、さまざまな運用フローを構築することができます。

今回は、スパイラルデモにてご紹介している問い合わせ管理の使い方をご紹介いたします。

問い合わせが多くても、一件ずつステータスを管理することで対応漏れを防ぐことができる仕組みにしています。

「問い合わせ管理 」全体フローイメージ

このデモ設定で試すことができるフローは以下のようなイメージです。

問い合わせ者は問い合わせフォームからお問い合わせをします(1)。
管理者は問い合わせ管理画面にログインし、問い合わせ情報を確認(2)します。問い合わせへの対応が進んだら、「問合番号」をクリックして、「対応内容」「対応者」「ステータス」などを入力して更新(3)することで、ステータスを管理することができます。また、問い合わせ一覧から直接更新することもできます。
問い合わせ情報をExcel等でレポート化する場合は、問い合わせ一覧にて情報を一括でダウンロード(4)することができます。

設定のポイント

一覧表・単票の「編集モード」と「ダウンロード」機能を使おう!

このデモ設定の特徴はまず、ログインした後のページで「編集モード」の一覧表を使用していることです。

一覧表といえば、データベースに登録されたデータをWeb上で表示することができる機能ですが、これには「閲覧モード」と「編集モード」という2つのモードがあります。「編集モード」にすることで、一覧表上のデータを直接編集することができるようになります。

そしてもうひとつの特徴が、一覧表に表示されているデータをその場で「ダウンロード」することができることです。

「ダウンロード」ボタンを押すと、ダウンロードするデータの範囲を指定して、TSV形式またはTXT形式でダウンロードすることができます。

一覧表の閲覧/編集モードの切り替え、およびダウンロードボタンの設置は、一覧表の「設定」画面にて設定することができます。既存の設定でもいつでも変更できるので、興味のある方は是非サポートサイトを参考にお試しください。

サポートサイト「一覧表・単票」
(「5.参考情報」の「(1) 閲覧/編集 モード切替」「(2) ダウンロード機能」にて詳しく解説しています。)